Segurança de e-mail: o guia prático para proteger a sua empresa
Você sabia que em 1971, Ray Tomlinson inventou e enviou o primeiro e-mail como conhecemos hoje? E, com o tempo, o e-mail tornou-se um dos principais canais para que empresas de todas as indústrias se comuniquem com seus clientes e usuários.
Entretanto, à medida que a tecnologia e as capacidades dos e-mails cresciam, os criminosos evoluíram em suas técnicas para sequestrar dados, contas, senhas e etc. E, hoje, infelizmente, ele é um dos canais mais populares para golpes cibernéticos e financeiros.
E não são apenas os seus clientes que correm o risco de serem vítimas de algo deste tipo. Seus colaboradores e parceiros também podem ser expostos! É por isso que está se tornando cada vez mais importante que as empresas estejam conscientes dos perigos que espreitam no cenário digital e como podem evitá-los através das melhores práticas, dos parceiros certos e das tecnologias e soluções mais adequadas.
Segurança de e-mail: um alerta que deve ser observado pelas empresas
O acesso não autorizado a e-mails comerciais (BEC) e a aquisição e uso fraudulento de contas legítimas para desviar fundos está crescendo de forma muito acelerada! Vazamentos na segurança e nos protocolos para o envio e recuperação de e-mails podem resultar em perda significativa de dados, tempo de inatividade e, como consequência, perda considerável de receita para sua empresa.
Alguns dos dados que poderiam estar em jogo incluem:
- Demonstrações financeiras confidenciais
- Propriedade intelectual
- Informações pessoais dos seus funcionários
- Informações pessoais dos seus clientes
- Documentos sensíveis
Como você pode imaginar, além de prejudicar a reputação da sua marca, um vazamento dos dados dos seus clientes poderia resultar em milhões de dólares em multas. Isto é particularmente perigoso para indústrias altamente regulamentadas, como o setor financeiro, serviços jurídicos e editoriais, educação e saúde.
O que é segurança de e-mail e por que ela é importante?
A Segurança de e-mail pode se referir a uma ferramenta, procedimento, prática ou técnica projetada para proteger você e seus entes queridos de ataques cibernéticos via e-mail. Isto inclui proteção contra phishing, campanhas de spam e ataques sofisticados, direcionados e bem elaborados.
De acordo com um estudo recente da IRONSCALES, até 81% das organizações em todo o mundo já sofreram ataques de phishing desde março de 2020. Mas, ironicamente, apenas 1 em cada 5 organizações aumentou a conscientização ou oferece treinamento de phishing a seus funcionários e parceiros.
De acordo com o Relatório de Investigação de Violação de Dados da Verizon (2022), até 82% das violações de dados envolvem um elemento humano. Além disso, 1 em cada 5 empresas que são vítimas de uma violação de dados são processadas devido à perda ou roubo de credenciais de funcionários.
Quais são os principais golpes por e-mail?
Como já mencionamos, os ataques por e-mail estão cada vez mais comuns. Mas não só isso! Eles estão cada vez mais diversificados, fazendo com que as empresas tenham que estar sempre atentas às novas formas de golpes.
Aqui resumimos os principais golpes da atualidade que usam e-mails:
- Phising: é um ataque em que um criminoso se faz passar por outra pessoa ou empresa para roubar dados valiosos dos usuários, como credenciais de acesso, cartão de crédito entre outros. Nesses casos, os usuários são redirecionados para páginas com formulários falsos onde os dados são capturados.
- Business Email Compromise (BEC): neste tipo de golpe, um hacker se passa por um funcionário da empresa (até mesmo o CEO ou diretores) para conseguir informações confidenciais, pagamento de notas, e até derrubar os servidores da organização.
- Malwares: são softwares maliciosos que são instalados no computador ou celular de uma vítima e que conseguem roubar dados pessoais dos usuários ou comprometer o funcionamento de sistemas. Eles normalmente estão escondidos em links nos e-mails e os mais comuns são: trojans, ransomwares, vírus e worms.
- Ataques DDoS: são tentativas de sobrecarregar sistemas e impossibilitar que uma empresa ofereça seu serviço momentaneamente. Eles podem acontecer, por exemplo, a partir do envio massivo de milhares e milhares de e-mails para uma mesma empresa e sobrecarregando seus servidores.
- SPAM: apesar de muitas pessoas considerarem o spam mais como algo irritante do que propriamente um golpe, ele pode conter diversos links perigosos e sobrecarregar sua caixa de e-mail.
Melhores práticas para segurança de e-mail
1. Instalar um software para garantir a máxima segurança dos seus e-mails
Lembre-se de que estes programas ou softwares devem ser combinados com ferramentas essenciais como, por exemplo, software antivírus. Será essencial que suas tecnologias de segurança sejam configuradas de tal forma que sejam capazes de bloquear e-mails indesejados que possam conter malware de remetentes e endereços IP desconhecidos. Desta forma, você protegerá sua empresa e evitará que um ou mais de seus funcionários dêem um passo em falso.
Tenha em mente que o software de segurança pode lhe dizer regularmente se todos os dispositivos em poder dos seus funcionários estão em conformidade com as políticas de segurança estabelecidas antes de permitir o acesso deles à rede da organização.
Dispositivos remotos que não tenham atualizado seus sistemas operacionais ou que tenham seus firewalls desativados podem ser detectados para que seus acessos informações sensíveis ou plataformas internas sejam restritos ou negados.
Isto lhe permitirá reduzir potenciais ameaças externas à sua rede. Portanto, é essencial que sua equipe de TI atualize constantemente suas soluções, ferramentas e tecnologias para evitar a execução de ataques Zero Day capazes de espalhar software, hardware e/ou firmware defeituosos.
2. Traga a conscientização sobre segurança para a cultura da sua empresa
Limpar os sistemas que foram infectados ou que mostraram atividade suspeita, a fim de evitar que um spam malicioso seja enviado para todos da organização, depende da proatividade de todos os seus colaboradores.
Afinal, só assim você saberá no momento zero de alguma ameaça e poderá agir rapidamente para mitigá-la.
Da mesma forma, crie programas de treinamento onde, através de palestras, artigos, vídeos e diferentes materiais educativos, você pode treinar seus funcionários para disparar seus alarmes e elevar suas práticas de segurança de e-mail.
Por exemplo, é importante educar seus funcionários sobre as melhores práticas no uso e criação de senhas. Como:
- Evitar escrever senhas de forma visível, por exemplo, em papel ao lado de sua mesa.
- Evitar a duplicação de senhas antigas ou repetidas em diferentes plataformas ou sistemas.
- Evitar gerar senhas que sejam muito genéricas.
- Tentar criar senhas mais seguras usando caracteres em vez de só letras alfanuméricas
- Tentar criar senhas com pelo menos 8 a 12 caracteres.
3. Configurar sistemas 2FA (autenticação de dois fatores)
O uso de sistemas de autenticação de dois fatores deve ser encorajado por sua empresa para que seus funcionários possam acessar informações confidenciais ou sensíveis, através de seus dispositivos móveis ou através de um aplicativo
Esse 2FA acontece, geralmente, com o uso de tokens, PINs únicos ou chaves dinâmicas com datas de validade que lhes permitam confirmar sua identidade de forma satisfatória, ágil e prática.
4. Use protocolos de criptografia para proteger seus e-mails
É fundamental que você crie estratégias que garantam que seus e-mails sejam criptografados de ponta a ponta. E, neste momento, é importante ter em mente que plataformas de e-mail como o Gmail e Outlook não possuem criptografia de e-mail de nível empresarial para proteger sua empresa das várias ameaças que estão sempre latentes.
Neste sentido, os serviços de criptografia e encriptação oferecidos por terceiros podem ser boas pedidas para preencher estas lacunas de segurança em seus e-mails corporativos!
Da mesma forma, as soluções de segurança de documentos são eficazes para impedir o acesso não autorizado a informações confidenciais compartilhadas via e-mail, pois lhe dão controle sobre quem pode visualizar, imprimir e baixar seus documentos.
Aqui estão alguns outros sistemas de segurança a serem considerados:
- Configurações de expiração sobre o período de tempo em que um documento ou material é compartilhado.
- Marcas d’água.
- Proteção contra capturas de tela.
5. Implemente proteção adicional para seu servidor de e-mail.
Os servidores de e-mail, assim como os servidores usados para armazenar e enviar mensagens, estão sempre na mira dos cibercriminosos.
Os ataques de spam e DDoS podem interromper a transferência e o fluxo de seus e-mails e – mais preocupante – através deles é possível que um hacker envie spam do seu servidor, colocando-o na lista negra como um site inseguro e manchando fortemente a reputação de sua marca.
A solução? Instrua suas equipes de TI a implementar técnicas adicionais de proteção para seus servidores de e-mail.
Aqui estão algumas recomendações:
- Estabeleça restrições nos parâmetros de retransmissão das suas mensagens, especificando uma lista de domínios e endereços IP para os quais é seguro encaminhar e-mails.
- Limite o número de conexões ao seu site a partir do mesmo destino para reduzir potenciais ataques de spam e DDoS.
- Verifique seus remetentes através da pesquisa reversa de seus DNS antes de aceitar mensagens recebidas.
- Use filtragem de conteúdo e impeça que os remetentes de spam acessem seu servidor.
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