Número virtual: o que é e qual o impacto na comunicação empresarial

Empresas que desejam manter a privacidade de suas linhas, mas não renunciam às vantagens de uma comunicação aberta, podem contar com o número virtual para ter os dois ao mesmo tempo.

Essa alternativa possibilita a criação de números de telefones online, sem vínculo com chips físicos, reservando os identificadores reais da companhia durante o contato e permitindo que os responsáveis coloquem suas campanhas no ar enquanto gerenciam as respostas e protegem suas próprias redes.

No entanto, apesar dos benefícios, muitas empresas ainda não conhecem essa possibilidade ou podem ter algumas dúvidas sobre como ter o próprio número virtual. É para resolver isso que criamos este conteúdo 🙂

Número virtual é um número de telefone que não está ligado a um aparelho em específico. E, por isso, é capaz de rotear mensagens de texto e ligações para qualquer outro telefone ou fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode direcionar esse número para um computador ao longo do dia e para um aparelho celular após o horário de expediente.

Basicamente, ele é um conjunto de dígitos (normalmente 12) com o objetivo de conectar o usuário e direcionar chamadas. Essa alternativa é muito comum para fins comerciais, com empresas fornecendo números de suporte aos clientes sem comprometer a privacidade das suas linhas reais.

Uma das grandes vantagens de um número virtual é que ele pode ser criado a nível nacional, mas roteado para um telefone internacional via roaming. O que permite que as empresas facilitem a comunicação dentro de um país, e podendo gerenciar tudo de um local a milhares de quilômetros de distância – e sem os custos de ligações internacionais.

Os números virtuais podem ser obtidos através de operadoras de telefonia, de alguns aplicativos populares — como o WhatsApp, Google Voice ou Skype, que têm planos básicos gratuitos para fazer chamadas e mandar mensagens —, ou de provedores de mensageria, como a Infobip.

Também é importante frisar que muitas empresas disponibilizam a possibilidade de compra e gestão dos números através de uma plataforma web ou de APIs.

Caso existam outras funções adicionais, como suporte de gestão, elas também serão disponibilizadas com o sistema principal. Por exemplo, se a companhia não necessita de um intermediário na administração das estratégias, o acesso estará incluso na plataforma com todas as configurações técnicas e comerciais.

Soluções mais tradicionais podem exigir autorizações e licenças regionais para montar uma estrutura de telefonia. Por isso, verifique a possibilidade de eliminar essa burocracia na contratação do serviço.

Dica: garanta que seu número virtual corresponde ao da localidade que você deseja atuar, com o “DDD correspondente” para que seus usuários tenham mais confiança e estejam mais propensos a interagir com você através desse número.

Como mencionamos, para adquirir um número virtual é preciso buscar um MNO ou um provedor de mensageria. Na Infobip, disponibilizamos uma solução chamada Numbers, com disponibilidade de números virtuais em mais de 50 países.

Você também pode buscar por plataformas de voz sobre IP (VoIP), como o Skype, que geram um número virtual, sem revelar o telefone verdadeiro do perfil. Contudo, esse tipo de solução não possui configurações avançadas de retorno e monitoramento, além de não serem integradas em uma interface de automação.

Por isso, recomendamos considerar um serviço mais completo com soluções de comunicação adicionais, que facilitam não apenas a aquisição desses números, mas também na construção e gestão de campanhas e mensuração de resultados.

Um telefone online desvinculado a chips físicos aumenta a privacidade dos usuários. Isso é especialmente importante para quem trabalha com envio de SMS para clientes, pois o número fica atrelado ao corpo ou remetente.

Posteriormente, isso se torna uma brecha para comunicações não desejadas, prejudicando o fluxo de trabalho ou mesmo as informações sigilosas da empresa. Com um número virtual específico, é possível resguardar a imagem da empresa e evitar o recebimento de spam ou retornos indesejados, por exemplo.

E vale reforçar que esse serviço não compromete a eficiência do envio, pois as mensagens continuam chegando nos destinos, além de permitir o rastreio e monitoramento de aberturas. Na prática, é uma opção flexível que permite enviar e receber SMS a qualquer hora, garantindo que as linhas reais e físicas da empresa permaneçam em segredo.

A criação de números virtuais normalmente tem um custo-benefício melhor do que a compra de novos chips ou linhas telefônicas empresariais. Além disso, a gestão desses números (especialmente quando são muitos) é muito mais simplificada através de uma plataforma ou API do que diretamente com as operadoras.

Outro ponto importante de economia é quando os negócios trabalham internacionalmente ou que precisam atingir um grande público por meio de ligações e mensagens, como o caso de telemarketing e times comerciais. Ter um número virtual nessas situações permite que você consiga trabalhar nacionalmente (ou regionalmente) sem custos de ligações e mensagens internacionais – mesmo que a sua gestão seja centralizada em um país mais distante.

Vale mencionar que o número virtual é prático e simples de utilizar, com contratação facilitada por meio de provedores especializados. Após gerar uma conta ou mesmo comprar um pacote de assinatura, se necessário, o usuário pode acessar a plataforma, e começar a enviar mensagens ou fazer ligações para seus destinatários.

Algumas plataformas até mesmo apresentam funcionalidades adicionais, como agendamento de envios e sistema de monitoramento de entregas, possibilitando aos responsáveis terem um controle mais profissional dessa comunicação.

Usar um número virtual permite fazer um monitoramento mais efetivo do uso desses canais. Por exemplo: ao criar um número virtual para uma campanha específica, é possível fazer um monitoramento muito mais fino nos resultados daquela ação e como eles afetaram o seu contact center, área de vendas ou marketing.

Como já mencionamos, os números virtuais não são atrelados a um aparelho específico. E isso garante aos detentores daquela linha muito mais flexibilidade geográfica – tanto em relação aos seus colaboradores poderem trabalhar de qualquer lugar e ainda usarem aquele número sem taxas extras, quanto em relação ao atendimento em regiões que você não possui um escritório físico, mas quer ter um número local para se comunicar com seus usuários e clientes.

Imagine que a sua empresa está lançando uma campanha nacional para o lançamento de um produto, mas com a produção de materiais regionais.

Ter um número virtual para cada uma das cidades-chave ou regiões (e com números que pareçam locais) para enviar os SMS da campanha ou disponibilizar para seus usuários entrarem em contato é uma excelente forma de trazer mais confiança e proximidade.

Além disso, ter esses números tornará a mensuração e acompanhamento dos resultados da campanha algo muito mais simples.

Números virtuais são fáceis de adquirir e cancelar. E, justamente por essa possibilidade de emissão rápida e temporária de números, eles são ótimas ferramentas para utilizar em momentos específicos, como um grande evento da sua empresa.

Assim, caso a empresa deseje estabelecer uma comunicação rápida com o público para emitir convites ou anunciar uma informação pontual, vale a pena contar com esse serviço.

O número virtual também funciona na atualização de entregas e localização de mercadorias. Essa estratégia de pós-venda é importante para companhias que desejam se destacar no mercado e construir uma reputação mais positiva, uma vez que demonstra o cuidado e atenção com a compra.

Uma vez que os usuários passam um tempo considerável no celular, é interessante enviar atualizações por SMS, onde a taxa de abertura da mensagem é rápida.

Dessa forma, os clientes saberão quais as etapas de entrega já foram cumpridas, acompanhando em tempo real. Ainda, vale mencionar que esse é um canal mais pessoal e próximo, contribuindo para a relação entre o consumidor e a empresa.

Outra vantagem é que esse serviço é necessário somente por determinado período, se encerrando com a finalização da compra. Assim, o número virtual temporário será excluído, cumprindo seu objetivo.

Dificilmente seu usuário ligará para (ou atenderá) um número de outra região ou país para falar com o seu suporte ou time de vendas. Por isso que comprar números virtuais para cada região que você atua é uma forma simples de facilitar a comunicação com o seu cliente e trazer mais confiança.

Além disso, é uma forma de você garantir que seus usuários sintam que você está perto deles, mesmo que sua sede não fique na região onde eles estão. Por exemplo: sua sede é no interior de São Paulo, mas grande parte das suas vendas está vindo de Curitiba. Ter um número virtual referente a Curitiba é muito útil para criar essa proximidade com seus usuários e clientes da região.

Se você quer entender melhor como os números virtuais funcionam e como eles podem ajudar à sua empresa, entre em contato com a Infobip!