Checklist para melhorar a entrega de e-mails e a reputação do seu remetente
Seus e-mails não estão chegando ao seu público? A reputação da sua marca está sendo prejudicada pela baixa capacidade de entrega dos seus e-mails? Pois é, você não está sozinho. Mas, no atual cenário, em que a comunicação acontece em poucos cliques, é fundamental garantir que seus e-mails cheguem aos destinatários.
Imagine o seguinte: você passou horas elaborando a campanha de e-mail perfeita, selecionando meticulosamente as palavras certas, criando designs atraentes e incluindo ofertas irresistíveis e informações essenciais. Você aperta o botão de enviar, esperando ansiosamente por respostas e conversões. No entanto, a sua caixa de entrada permanece assustadoramente silenciosa e seus relatórios de entrega pintam um quadro decepcionante de e-mails não entregues.
A baixa capacidade de entrega de e-mails não apenas prejudica a reputação da sua marca, mas também afeta a experiência e o engajamento do seu cliente. Quando seus e-mails não chegam aos destinatários, você perde oportunidades valiosas de se conectar, vender e interagir com seu público. É como organizar uma festa e esquecer de enviar os convites. Sem convidados, sem diversão e sem retorno sobre o investimento.
Com base na nossa experiência, compilamos um checklist passo a passo (e completíssimo!) que o capacitará a melhorar a entrega das suas campanhas de e-mail. Não importa se você está enviando e-mails transacionais ou executando campanhas promocionais em grande escala, nosso guia tem tudo o que você precisa. 😉
Dividimos o processo de auditoria em três fases, com um checklist para cada uma delas:
- Configuração
- Integração
- Execução
Então vamos começar!
Configuração de e-mail
Ao configurar sua conta de e-mail, há três pontos cruciais que devem ser considerados:
- Selecionar o provedor de e-mail certo
- Sua estratégia de domínio
- O tipo de endereço IP
- Autenticação do domínio
Selecionando o provedor de e-mail certo
A escolha do provedor de serviços de e-mail (ESP) certo é uma decisão crítica e um compromisso de longo prazo. Para isso, você deve:
- Testar o desempenho do ESP: Coloque o ESP à prova com períodos de teste ou projetos-piloto. Verifique se há altas taxas de entrega (95-98%), entrega rápida, interface amigável, fácil integração e relatórios robustos.
- Considerar os planos e preços: Analise as estruturas de preços e escolha um ESP que se ajuste ao seu orçamento e à sua estratégia. Por exemplo, procure opções de preços baseados em volume para grandes volumes de e-mail para alinhar os custos ao consumo.
- Avaliar o suporte da entregabilidade: Certifique-se de que o ESP ofereça excelente suporte ao cliente e uma equipe dedicada à entregabilidade de e-mails. Eles devem ajudar a solucionar problemas, fornecer dicas das melhores práticas e manter a qualidade e a reputação do seu remetente.
- Migrar conteúdo e dados de e-mail: Transfira todo o conteúdo de e-mail, inclusive modelos e imagens, para o novo ESP. Importe dados de bounce, reclamação e cancelamento de inscrição como dados suprimidos para evitar o envio de e-mails a clientes que não se inscreveram e, assim, proteger a sua reputação.
Estratégia de domínio
Agora que você encontrou o provedor ideal, é hora de dar uma olhada na sua estratégia de domínio. Essa estratégia afeta diretamente a reputação do seu remetente e aumenta as chances dos e-mails chegarem à caixa de entrada dos seus destinatários e não à pasta de spam.
- Evite domínios corporativos para campanhas em massa: Proteja a reputação do seu remetente usando subdomínios ao invés do domínio principal da sua marca para envio de e-mails em massa.
- Use subdomínios diferentes para diferentes finalidades de envio: Mantenha reputações separadas usando subdomínios diferentes para vários tipos de e-mails. Isso garante que os problemas com um tipo de e-mail não afetem a entregabilidade de outros.
- Utilize o recurso “enviar em nome de”: Se você precisar usar o domínio corporativo como “endereço de origem”, use o recurso “enviar em nome de” para enviar e-mails de um subdomínio enquanto exibe o domínio corporativo como remetente.
- Evite domínios novos como “endereço de origem”: Os novos domínios não têm reputação junto aos provedores como Gmail e Outlook, o que pode levar a problemas de entregabilidade. Escolha domínios com um histórico estabelecido de envio de e-mails para aumentar a capacidade de entrega e minimizar a filtragem de spam.
- Se afaste do endereço “sem resposta”: endereços no-reply (sem resposta) são muito usados para deixar claro para o cliente que ele não será respondido por aquele remetente. No entanto, eles acionam filtros de spam. Por isso, opte por endereços reconhecíveis e legíveis que incentivem o envolvimento.
- Não use domínios estagnados como o seu domínio principal: Evite usar domínios registrados, mas que não estejam conectados a nenhum serviço online. Escolha domínios ativos e relevantes para aumentar a eficácia das suas campanhas de e-mail.
Estratégia de IP
A próxima etapa é escolher sua estratégia de IP. Há dois tipos de IPs para escolher, e listamos os prós e os contras de ambos.
IPs dedicados
Prós
- A reputação do IP é determinada exclusivamente pelo seu comportamento
- Melhor controle sobre a entregabilidade dos seus e-mails
- Garantia de entrega mais rápida
Contras
- Necessidade de manter um volume e uma frequência mínimos de envio
- Necessidade de aquecimento do IP por 6 a 8 semanas com base no volume
- Geralmente é mais caro
Quando considerar esta opção:
- Você envia e-mails com frequência – mais de 3 vezes por semana. Se você parar de enviar e-mails por algumas semanas, o ISP o tratará como um novo remetente, exigindo o aquecimento do domínio.
- Você envia um mínimo de 100.000 e-mails por mês. É necessário um certo volume de envio para estabelecer uma reputação sólida; volumes baixos de envio podem ser suspeitos e tratados como spam.
- A entrega rápida é crucial para você. Por exemplo, para e-mails transacionais, um IP compartilhado na lista de bloqueio não afetará o tempo de entrega.
- Você tem tempo para aquecer seus IPs dedicados.
- Você está pronto para pagar por IPs dedicados.
IPs compartilhados
Prós
- Um baixo nível de volume de envio é aceitável
- Já está aquecido e o tempo de go-to-market é mais rápido
- Custo mais baixo
Contras
- A reputação do IP depende do comportamento de todos os usuários
- Menos controle sobre a capacidade de entrega
- Pode afetar a entrega pontual de e-mails
Quando considerar esta opção:
- Você envia campanhas ocasionais.
- Você envia menos de 100.000 e-mails por mês.
- Não há necessidade de enviar e-mails com tempo crítico.
- Necessidade de começar os envios rapidamente, sem tempo para aquecimento.
- Sua empresa tem restrições orçamentárias.
Aumente entregabilidade com múltiplos IPs dedicados
Tenha maior controle sobre a capacidade de entrega usando diferentes IPs dedicados para diferentes finalidades. Por exemplo, envie e-mails transacionais do IP nº 1 e e-mails promocionais do IP nº 2. Embora não haja um limite rígido, não é aconselhável enviar mais de 2 milhões de e-mails por dia de um único IP dedicado.
Autenticação de domínio
A terceira etapa é verificar a legitimidade do seu ID de e-mail e confirmar que você tem autoridade para usar um nome de domínio específico no endereço do seu e-mail. Isso ajuda a evitar fraudes, como golpes de phishing e outros tipos de ataques baseados em e-mail.
Checklist para autenticação de domínio:
Implemente DNS e registros de autenticação durante o registro do seu domínio:
- SPF (Sender Policy Framework): Verifica a identidade do remetente ao autorizar servidores de envio para seu domínio.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Adiciona uma assinatura digital para verificar a identidade do remetente e a integridade da mensagem.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Fornece instruções para lidar com e-mails de autenticação com falha.
- MX (Mail Exchange): Especifica servidores autorizados para receber e-mails.
Verifique todos os registros usando ferramentas de verificação:
- Verifique minuciosamente os registros usando ferramentas confiáveis, como o Mr. Toolbox, para identificar e corrigir prontamente quaisquer problemas.
Teste a configuração e a entregabilidade com ferramentas de teste de e-mail:
- Use ferramentas como o Mail-Tester para testar sua configuração e verificar as pontuações de entregabilidade.
- Entre em contato com o suporte do seu ESP se surgir algum problema.
Registre seu domínio no Google Postmaster Tools:
- Inscreva-se no Google Postmaster Tools para monitorar e otimizar a entrega dos seus e-mails aos usuários do Gmail.
- Acompanhe a reputação do domínio, a taxa de spam e a autenticação de e-mail para melhorar a capacidade de entrega.
- Siga as etapas de configuração na página oficial do Google ou procure ajuda do suporte do seu ESP.
Seguindo esse checklist, você garantirá a autenticação adequada do seu domínio, aumentará a capacidade de entrega dos seus e-mails e otimizará sua comunicação com os destinatários.
Integração
O aquecimento de domínios de e-mail é fundamental para garantir a entrega das suas comunicações, estabelecendo gradualmente um histórico de envio positivo e criando confiança com os provedores. Desta forma, você evita que os e-mails sejam marcados como spam.
Lista de verificação de aquecimento de domínio:
Siga o plano de aquecimento e aumente o volume de envio gradualmente:
- Implemente um plano de aquecimento e comece com um volume pequeno
- Aumente gradualmente o número de e-mails enviados ao longo do tempo
- Isso gera confiança e evita filtros de spam
Segmente primeiro a lista altamente ativa:
- Priorize os assinantes que engajaram recentemente com seus e-mails ou com o seu produto.
- Concentre-se em criar sinais positivos de engajamento.
- Os ISPs consideram os remetentes ativos com conteúdo valioso como confiáveis.
Use uma lista de e-mails que contemple vários ISP
- Inclua assinantes de vários ISPs (Gmail, Outlook, etc.).
- Diversifique sua base de destinatários para aumentar a entregabilidade.
- A construção de uma reputação positiva em vários provedores melhora a capacidade geral de entrega.
Mantenha a consistência no padrão de envio:
- Seja consistente com o volume, a frequência e o conteúdo dos seus envios.
- Estabeleça um padrão previsível para ISPs e provedores de caixa de e-mail.
- Crie confiança e credibilidade, evitando picos repentinos ou calmarias na atividade de envio.
Use a técnica de limitação para aumentar o volume com base em métricas de desempenho:
- Analise taxas de abertura, taxas de cliques e reclamações de spam.
- Aumente o volume de e-mail de forma incremental com base em indicadores de desempenho positivos.
Por que o aquecimento do domínio é importante?
Uma empresa global de compartilhamento de corridas enfrentou baixa entregabilidade de e-mails em seu domínio da Microsoft, o que afetou mais de 550 milhões de destinatários. O principal desafio era não ter o recurso para escalonar as implantações de e-mail ao longo do tempo para limitar o volume de e-mails enviados aos destinatários, o que fazia com que o aplicativo tivesse que refazer o aquecimento do domínio. Isso causou e-mails não entregues, tempo de inatividade e perda de tempo e recursos.
Para resolver o problema, a equipe da Infobip usou nosso recurso de aquecimento da API de e-mail para integrar cada um dos 20 endereços IP usados pelo aplicativo de compartilhamento de caronas de maneira eficiente e em menos tempo. Em seguida, a equipe dividiu os e-mails enviados por IP, limitando assim o volume e garantindo uma entrega rápida.
Execução das campanhas de e-mail
Durante a fase de execução das campanhas de e-mail, o gerenciamento da lista de destinatários, a otimização do conteúdo e o monitoramento da entrega ocupam o centro das atenções como elementos fundamentais para garantir a capacidade de entrega e o engajamento ideal.
Gerenciamento da lista de destinatários
O gerenciamento da lista de destinatários é um aspecto crucial do e-mail marketing que envolve a manutenção de uma audiência verídica, engajada e direcionada para maximizar a capacidade de entrega e o desempenho da campanha.
Uma lista bem gerenciada com baixa taxa de rejeição, baixa taxa de reclamações e alto engajamento sinaliza para os ISPs que você é um remetente legítimo e com conteúdo de qualidade – portanto, suas chances de chegar às caixas de entrada são maiores.
Aqui está uma lista de verificação de oito etapas para gerenciar sua lista de destinatários de e-mail:
- Não compre listas de e-mail: Em vez disso, concentre-se em estratégias orgânicas de criação de listas para cultivar um público qualificado e engajado. Ex: eventos, webinars, campanhas de awareness, promoções etc.
- Use um processo de opt-in duplo em vez de opt-in único: Implemente um processo de confirmação para verificar os endereços de e-mail e reduzir as reclamações de spam.
- Use regularmente ferramentas de validação de e-mail para limpar as suas listas: Identifique e remova endereços de e-mail inválidos ou de risco da sua lista.
- Remova das listas os assinantes não engajados/inativos: Mantenha sua lista saudável removendo os assinantes que não demonstraram atividade ou engajamento com o seu conteúdo.
- Simplifique o processo de cancelamento de assinatura: Forneça uma opção de cancelamento de assinatura fácil e acessível para respeitar as preferências do usuário.
- Segmente a lista de e-mails com base no comportamento e nos interesses dos usuários: Ofereça conteúdo direcionado e personalizado, dividindo sua lista em segmentos distintos.
- Permita que os assinantes compartilhem suas preferências: Pergunte aos seus assinantes suas preferências de conteúdo e frequência para o envio de e-mails.
- Aja rápido em bounces e notificações de spam: Monitore as notificações de bounce, trate prontamente as reclamações de spam e mantenha uma reputação positiva do seu remetente.
Otimização de conteúdo
A otimização do conteúdo é fundamental para melhorar a entrega dos seus e-mails e evitar filtros de spam.
Aqui separamos uma lista de 13 itens para ajudá-lo a otimizar o conteúdo do seu e-mail:
- Use assuntos claros e atrativos.
- Evite palavras e frases que sinalizem spam, como desconto ou promoção.
- Forneça conteúdo relevante, valioso e personalizado.
- Crie CTAs claros e convincentes.
- Inclua uma opção para cancelar a assinatura.
- Use um formato de conteúdo conciso e digitalizável.
- Garanta a otimização para dispositivos móveis.
- Evite usar muitas imagens.
- Use elementos de design consistentes.
- Evite encurtadores de URL.
- Otimize as versões em HTML e texto.
- Teste e revise seus e-mails.
- Cumpra os requisitos legais de cada região.
Principais métricas para monitorar a entrega dos seus e-mails
Analisar as principais métricas e monitorar sua reputação é essencial para entender os problemas existentes e fazer melhorias.
Por isso, fique de olho nessas métricas essenciais:
- Taxa de entrega: O padrão da Infobip é 97%-99%
- Taxa de bounce: idealmente entre 2 e 3% ou menos
- Taxa de abertura: de 15% a 25% para e-mails marketing e de 40 a 65% para transacionais.
- Taxa de cliques (CTR): idealmente entre 2% e 5%
- Taxa de cliques para abertura (CTOR): normalmente, entre 20 e 30% ou mais
- Taxa de cancelamento de inscrição: idealmente abaixo de 1%
- Notificações de spam: idealmente, menos de 0,2%.
As métricas de engajamento, como cliques, aberturas e CTOR (Click-to-Open Rate), afetam a reputação do remetente e a capacidade de entrega do seu e-mail.
Um engajamento alto indica que seus usuários viram valor no seu conteúdo e, por isso, melhora o posicionamento na caixa de entrada. Ao mesmo tempo, flutuações repentinas nessas métricas podem indicar problemas de reputação que precisam ser resolvidos com seu provedor de e-mail.
Relatórios do Google Postmaster
O Google Postmaster Tools é um serviço gratuito fornecido pelo Google que ajuda os remetentes e administradores de e-mail a monitorar e melhorar a entrega de e-mails aos usuários do Gmail. O serviço fornece informações valiosas sobre a entregabilidade e inclui relatórios sobre:
1. Reputação de IP: Mostra como os filtros de spam do Gmail veem seu endereço IP e a reputação do seu domínio.
2. Autenticação: Indica se você configurou corretamente o SPF, o DKIM e o DMARC para autenticação de e-mail, a fim de impedir que spammers e phishers usem um domínio ao qual não têm direito.
3. Criptografia: Mostra se o remetente configurou corretamente a criptografia TLS (Transport Layer Security) para proteger o e-mail enquanto ele está em trânsito.
4. Erros de entrega: Destaca todos os erros encontrados na entrega das suas mensagens de e-mail.
Relatórios do SNDS com seu provedor:
O SNDS (Smart Network Data Services) é uma ferramenta gratuita de geração de relatórios fornecida pela Microsoft que ajuda a monitorar os remetentes de e-mail e a melhorar sua capacidade de entrega de e-mail para o Outlook e outros serviços de e-mail da Microsoft.
Ele fornece insights e métricas valiosos sobre a entrega de e-mails, incluindo:
- Reclamações: mostra quantos usuários marcaram os e-mails do remetente como spam ou lixo eletrônico.
- Acertos em armadilhas de spam: mostra se o remetente enviou e-mails para endereços de e-mail inativos ou armadilhas de spam conhecidas.
- Volume: mostra o número de e-mails enviados para os serviços de e-mail da Microsoft.
- Reputação do remetente: mostra como os filtros de spam da Microsoft veem o endereço IP e a reputação do domínio do remetente.
Verifique se o seu IP/domínio está em uma lista de bloqueio
Verifique regularmente se o seu domínio ou endereço IP foi bloqueado. Utilize serviços de verificação de listas de bloqueio online para garantir que seus e-mails não estejam sendo marcados como spam.
Se você estiver listado em algum desses lugares, tente ser retirado da lista. Alguns sites onde você pode fazer essa verificação são:
Monitore o posicionamento na caixa de entrada
Use as ferramentas a seguir para verificar se os seus e-mails estão chegando à caixa de entrada dos seus usuários ou na pasta de spam.
Manter uma boa entrega de e-mails é fundamental para o sucesso das suas campanhas. usar nosso checklist de práticas recomendadas e implementar as estratégias descritas aqui, como gerenciar sua lista de e-mails, usar um provedor de serviços de e-mail de boa reputação, personalizar o conteúdo e evitar palavras de gatilho de spam, você pode aumentar suas taxas de entregabilidade e garantir que suas mensagens cheguem às caixas de entrada de seus assinantes.
E se você quiser saber mais sobre como a Infobip pode ajudar você neste processo, entre em contato com um de nossos especialistas ou veja a documentação completa da nossa API de e-mail.
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