10 dicas para manter a conformidade com a LGPD na sua empresa

Com a revolução digital e o boom da era dos dados, a capacidade de coletar, armazenar e analisar informações pessoais e comerciais atingiu níveis nunca imaginados. No entanto, essa vantagem tecnológica também trouxe desafios significativos relacionados à privacidade e à segurança desses dados.

No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados representa uma transformação na forma como as organizações lidam com informações pessoais dos seus funcionários, clientes e fornecedores. E, é fundamental que as organizações estejam em conformidade com a LGPD para proteger as informações desses usuários, além de evitar prejuízos financeiros como multas e sanções.

Neste artigo, vamos explicar mais como funciona essa legislação e dar dicas de como garantir que sua empresa siga todas as regras necessárias.

A LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — é uma legislação com o objetivo de estabelecer regras para operações que envolvam dados pessoais. Isso significa princípios que protegem a coleta, o processamento, o armazenamento e o compartilhamento dessas informações.

Vale destacar que estar em conformidade com a LGPD é algo que envolve informações de pessoas físicas ou jurídicas, independentemente de sua localização. A legislação estabelece direito aos titulares de dados e obrigações para os que operam.

Em resumo, o funcionamento da LGPD envolve vários princípios e obrigações, incluindo:

Para supervisionar o cumprimento dessas regras, foi criada a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

A LGPD impõe uma série de atividades e responsabilidades relacionadas à proteção e ao tratamento de dados pessoais. Elas são imprescindíveis para que uma empresa se mantenha em conformidade com a legislação.

Veja abaixo algumas delas:

O opt-in é uma prática muito utilizada para estar em conformidade com a LGPD. Em resumo, ele é uma autorização do usuário para a coleta, tratamento e utilização dos dados de um usuário para uma finalidade determinada.

Esse pedido de opt in é especialmente importante para atividades de marketing e vendas e deve ser solicitado sempre que um novo usuário entrar na sua base ou for necessária a comunicação para uma finalidade não acordada inicialmente.

Para estar em conformidade com as regulamentações é preciso seguir algumas etapas:

1. Solicite o consentimento de forma clara e inequívoca. Isso significa que os indivíduos devem entender exatamente para o que estão dando permissão.

2. Informe como os dados serão usados. Por exemplo, se estão se inscrevendo em uma newsletter informativa, esses dados não podem ser utilizados para divulgação de promoções sazonais.

3. Dê a opção de decisão para o recebimento de comunicações e as formas de contato que preferem (e-mail, SMS, telefone, etc).

4. Garanta que os indivíduos possam retirar seu consentimento a qualquer momento, de maneira fácil e sem complicações.

5.     Mantenha um registro dos consentimentos obtidos, incluindo informações sobre quando e como foi obtido, e quais termos e condições foram apresentados.

Existem diversos requisitos para uma empresa poder estar em conformidade com a LGPD. Veja os principais pontos:

As particularidades da aplicação da LGPD à sua empresa depende de vários fatores, incluindo o tipo de dados que você coleta e a finalidade para as quais você os coleta. No entanto, é preciso destacar que essa legislação é válida para todas as empresas que operem em território nacional.

Ou seja, não existem restrições ou isenções conforme o porte da organização. Se a sua empresa lida com dados pessoais, se torna necessário estar em conformidade com a LGPD. Por exemplo: se sua companhia lida com dados como nome, endereço, número de identificação, informações de contato, dados de saúde, entre outros, é preciso atender a todos os requisitos da legislação.

E engana-se quem pensa que isso não se aplica às empresas que atuam no setor B2B. Isso porque os dados dos seus colaboradores, alguns tipos de fornecedores e até mesmo dados de contato de clientes estão protegidos pela LGPD.

IMPORTANTE: Para o caso de clientes que já estavam na base da sua empresa antes da regulamentação da lei, é preciso criar estratégias para deixá-los em conformidade com a LGPD. Isso acontece porque não há distinção entre dados coletados antes ou depois da entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados.

Para resolver essa questão, o ideal é revisar e atualizar a política de privacidade da sua empresa, além de comunicar claramente aos clientes como seus dados serão usados e protegidos e pedir o consentimento deles para isso.

Cumprir a lei com relação aos dados pessoais dos usuários é algo que implica uma abordagem bastante abrangente e complexa.

Mas, calma, estamos aqui para ajudá-lo! Conheça algumas práticas que podem ajudar sua empresa a se adequar à LGPD de forma mais simples e eficiente:

É imprescindível educar todos os seus funcionários sobre a LGPD e a importância da proteção de dados. Todos eles devem entender suas responsabilidades em relação às informações pessoais dos clientes, colaboradores e fornecedores.

Outro ponto importante é realizar uma avaliação completa dos dados pessoais que sua empresa armazena. Isso inclui identificar a natureza dos dados, sua função e a base legal para o tratamento.

Tenha uma política de privacidade muito clara que explique para os usuários como os dados são coletados, processados, utilizados e protegidos. É importante se certificar que as regras sejam transparentes e de fácil entendimento para todos.

Obtenha o consentimento adequado dos titulares dos dados antes de coletar ou processar suas informações pessoais. O consentimento deve ser específico, livre e informado.

Identifique uma base legal apropriada para o tratamento de dados pessoais, como a execução de contratos, o cumprimento de obrigações legais, o consentimento ou o interesse legítimo.

Faça a implementação de medidas de proteção de dados que envolvem aspectos técnicos e organizacionais para garantir a segurança contra acessos não autorizados, vazamentos e possíveis violações de segurança.

Mantenha registros detalhados de todas as atividades de tratamento de dados, incluindo informações sobre a finalidade, a base legal, as medidas de segurança e a retenção de dados.

Sempre que tiver solicitações dos titulares dos dados, procure respondê-las prontamente. Afinal, eles têm o direito de acessar, retificar, remover, transferir e recusar o processamento dos seus dados pessoais.

Efetue Avaliações de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD) sempre que o tratamento de dados representar riscos à privacidade dos usuários.

Caso haja qualquer tipo de violação, é essencial implementar procedimentos para notificar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os titulares dos dados.

Os contratos com terceiros desempenham um papel crucial na conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados. Isso porque, quando uma empresa compartilha dados pessoais com terceiros, como fornecedores, parceiros ou prestadores de serviços, ela continua sendo responsável pela proteção dessas informações.

Para evitar maiores problemas nesse quesito, é importante realizar uma avaliação minuciosa de fornecedores e parceiros para entender como eles coletam e usam os dados em suas bases.

Além disso, efetue auditorias regulares para verificar se eles estão em conformidade com a legislação e com a sua política de dados.

Por fim, inclua cláusulas contratuais específicas relacionadas à LGPD nos contratos com os terceiros. Elas devem estabelecer obrigações claras relacionadas à proteção de dados dos usuários.

Lembre-se de que estar em dia com as regras da LGPD é um processo contínuo, sendo importante manter-se antenado a qualquer atualização!